クレジットカードで経費を支払おう！正しい利用法で円滑化する業務
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クレジットカードで経費を支払っている人は多いと思いますが、接待など交際費がメインになっていませんか。
それでは少しもったいないかもしれません。
クレジットカードで支払える経費は多岐にわたり、利用日時などの明細もしっかり残すことができます。
さらに、その利用明細データを会計ソフトや事業用口座と連携させることで、経理処理の負担軽減も可能になります。
法人こそ積極的に使っていきたいのがクレジットカードだといえるでしょう。
この記事ではクレジットカードによる経費支払いにおけるメリットや注意点、起業したばかりの法人におすすめするアメリカンエキスプレスカードの情報などをお届けします。
最後までお読みいただき、事業専用のクレジットカードとして法人カード（※）を、積極的に活用することで、ぜひ、業務の効率化につなげていただきたいと思います。
※法人カードは会社規模により、①ビジネスカード（中小規模企業、個人事業主向け）、②コーポレートカード（大規模企業向け）があります。
この記事では、主に①について紹介していきます。
②の大規模企業向けのコーポレートカードについて知りたい方は、こちらをご覧ください。
法人カードの作り方については、こちらの記事をぜひ参考にしてみてください。
トータルマネーコンサルタント
監修者新井智美さん
福岡大学法学部法律学科卒業。
1995年4月 情報通信会社入社。
2006年11月 ファイナンシャル･プランニング技能士1級取得。
2017年10月 独立。
コンサルタントとして個人向け相談（資産運用・保険診断・税金相談・相続対策・家計診断・ローン・住宅購入のアドバイス）を行う他、資産運用など上記相談内容にまつわるセミナー講師（企業向け・サークル、団体向け）を行うと同時に金融メディアへの執筆および監修も行い、現在年間200本以上の執筆および監修をこなしている。これまでの執筆および監修実績 は1,000本以上に及ぶ。
監修実績
レイク：融資とは？出資や投資との違いや種類についてわかりやすく解説
auじぶん銀行：資産運用について知っておきたいことまとめ！種類や方法、注意点を解説
イーデス編集部 / 株式会社エイチームフィナジー
編集者小林 梨沙
1989年生まれ、愛媛県松山市出身。
大学卒業後、株式会社ブリッジインターナショナルに入社。外資系教育サービス会社にて、薬機法や品質マネジメントシステムのインサイドセールスを担当。その後、スーパーバイザーとして、日系大手企業のインサイドセールスプロジェクトの立ち上げを行う。
2019年に株式会社エイチームフィナジーに入社。FX、新規事業開発部を経て、イーデスの編集者に就任。
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経費をカード決済するなら法人カードはマストアイテム
クレジットカードは、さまざまな支払いに利用できます。
カード決済をすると利用額に応じてポイントが付与されることもあり、経費の支払いも法人カード決済で行うケースが増えています。
経費を支払うときにあなたはどのようなカードを使っていますか。
個人用のカードで立て替えをして、後から精算しているようなことはありませんか。
このような立て替えは回数が少なければとくに問題となることもありませんが、毎回の経費を利用者個人のカードで支払っていると高い確率で税務調査が入ります。
たとえ個人事業主であっても、経営者ならプライベートとビジネスでお金の流れはしっかりと分けるべきです。
事業用口座から支払われていない経費については認められない可能性があります。
無用なトラブルをなくすためにも法人カードは必須です。
もし個人カードをビジネスでも使用しているならば、今からでも考えを改めるようにしてください。
按分が必要となる経費は、法人カードで支払わない
法人カードで経費支払いできるのは、基本的に全額を経費にすることができるケースです。
業務に関係しているならば、たいていの支払いは全額経費に当てはまるので積極的に法人カードを利用しましょう。
しかし按分が必要となるケースでは、法人カード利用はNGです。
例えば個人事業主に多い、自宅兼事務所という形で営業しているような場合です。
このような場合は生活費が混在してくるので、家賃や光熱費などを全額経費とするわけにはいきません。
按分が必要な支払いについては、一旦、個人のカードを使い個人口座から引き落とすようにし、事業割合の分をあとから会社に請求する流れにしましょう。
記帳する際に注意しなければならないポイント
青色申告特別控除で最大65万円を受ける場合には、複式簿記が必要となります（※）。
※確定申告については、記事後半「確定申告をスムーズに処理するためには」にて記載しています。
その場合、取引については発生した時期を正確に記帳しなければいけません。
ここで頭を悩ませるのがクレカ決済におけるタイムラグです。
実際の支払いが後送りになるために、今月仕入れたものや購入したものに対する支払いが翌月以降になるからです。
記帳する際にはその部分をクリアにする必要があります。
決してクレカ決済をした日付でお金を支払ったことにしてはいけません。
解決策として単純な方法は「未払金」という勘定科目で計上してしまうことです。
例えば、購入日に消耗品費と未払金として計上し、カードの引き落とし日を法人用の口座から未払金への支払いにしてしまうことで相殺します。
| 借方 | 貸方 | |
|---|---|---|
| 9月4日 | 消耗品費 3,580円 | 未払金 3,580円 |
| 10月10日 | 未払金 3,580円 | 普通預金 3,580円 |
シンプルな記帳法ですが、問題もなくわかりやすい方法なのでぜひお試しください。
下記記事では、さらに簡略化した仕訳方法や注意点など、実例を挙げながら詳しく説明していますので、ぜひ参考にしてみてください。
クレカ払いの経費を認めてもらうために気をつけるべきこと
クレジットカードで支払いをしたときでも領収書は必ず貰うように心がけましょう。
でも、クレカ払いだと領収書を出さないお店を経験したことはありませんか。
領収書は金銭の受け渡しがあったときに出すものです。
カード決済の時点では、お店にお金が支払われておらず、後日カード会社から代金が支払われるため、お店が利用者に対して領収書を発行する義務はありません。
もし、お店が領収書を出してくれないような場合、税務上で必要となるのは、支払い金額以外に、「いつ・誰に・何のために」支払ったかがわかる書類です。
購入明細（レシート）やカードの利用控えはもらえるので、それらを領収書代わりに必ず保存しておきましょう。
カード会社からは利用明細が届きますが、それはお店が発行したものではなく、クレジットカード会社から利用者に対する請求書になるため、領収書類として認められないことがあります。
カード明細はあくまでも支出を具体的に把握するためのもので、確定申告で経費支出を証明するものは領収書（もしくは購入日と金額、購入内容、支払先が明記された購入明細〈レシート〉やカード利用伝票）であることを覚えておきましょう。
経費をカード払いにして事務処理の負担を減らす
クレジットカードで支払った経費について、カード会社が利用明細書として書類を作ってくれる点は経理事務を行う上で見逃せません。
なぜなら自分で支出の管理をしなくてもよいからです。
利用明細書には支払い先と支払日が記入されているので、事務を単純化するならば明細書に領収書を添付するだけで経費支払いの書類作成は完了です。
これだけでもかなり確定申告の準備は楽になります。
さらに、法人向け会計freeeなどの会計ソフトとデータ連携することで、かなりの手間が省けるでしょう。
ぜひ経費は法人カードで支払うようにして、事務処理の負担を減らしてみてください。
| 法人カードで支払ったほうがいいもの | 個人カードで支払ったほうがいいもの |
|---|---|
|
クレジットカードで支払いできる水道光熱費
事務所に関係ある費用は全て経費とすることができます。
つまり事務所で使用している電気、水道、ガスなどの使用料についても、もちろん経費として計上することができます。
これらについてはクレジットカードで支払うことが可能になっていることが多いので、法人カードで引き落とされるように手続きしてしまいましょう。
ただし、法人契約で住居を借りているようなケースでは全額経費として認めてもらえません。
契約者が法人であっても事務所か住居かで扱いは異なってくるので注意が必要です。
また住居兼事務所としている場合は、使用割合で按分を考えなくてはなりません。
その場合は個人カードで立て替えておいて後から会社で経費精算する、という方法も取ることができます。
水道やプロパンガスはカード不可な地域がある
電気や都市ガスは大手の供給会社がインフラを任されていることが多く、今ではクレジットカード払いができるところが増えました。
むしろ供給会社が現金ではなく、クレジットカード払いを推奨しているくらいです。
しかし地方自治体が供給している水道や、中小の法人が多いプロパンガス屋ではまだクレジットカードに対応していないところが多いことには注意しておきましょう。
細々しがちな交通費はカード払いが圧倒的に楽
旅費や交通費は経費精算できる代表的なものですが、細々とした支払いが多いため、現金払いでは会計処理の手間が増えてしまいます。
このような経費こそ法人カードで支払うべきです。
新幹線や飛行機のような旅費が高額になる乗り物をはじめ、交通系電子マネーを使えば普通電車の近距離利用でもクレカで料金チャージして支払うようにしましょう。
経理事務が圧倒的に楽になるので交通費は法人カードで支払うようにしましょう。
出張予約で複数人数分の旅費を先払いするときは要注意
複数人で出張するときに、新幹線の座席やホテルを仲間と一緒にするために人数分をまとめて予約するということはよくあります。
このときに同じ会社の社員同士ならば法人カードで支払って問題ありませんが、他社のビジネスパートナーが同行する場合は個人カードで立て替えるようにしましょう。
あなたが負担した他者のぶんは現金で返してもらい、自分の旅費だけ会社に経費精算します。
これは支払いの中に経費精算できるものとできないものが混在してしまうからで、そのような場合は個人で一旦全額立て替えておいて、あとから経費分だけ会社から貰うという手続きを踏みます。
なお、この旅行が接待であるならば全額を経費とすることができます。
ただし、旅費を負担している正当な理由を説明できないと税務調査で問題になるので注意は必要です。
出張旅費規程がある会社は個人カードを使ったほうが社員には得
会社が出張旅費規程を定めていて、ホテル代は宿泊数に応じて定額で支給するような会社では個人カードで支払いしたほうがお得です。
例えば、規程で1泊1万円が宿泊代として支給されるとしましょう。
最近のビジネスホテルの宿泊相場は1泊数千円で、まず1万を超えることはないでしょう。
もし法人カードで宿泊代の数千円を支払ってしまうと、満額の1万円は支給されません。
その時点であなたは差額分を手にすることができなくなってしまうのです。
出張旅費規程がある場合は個人カードで支払いして、あとから会社に規定分の宿泊代を出してもらうのが賢いやり方なのです。
接待費や交際費は法人カードで全額経費にする
飲み会や交際でかかる費用については、経費にすることを考えた場合は全額支払いが基本です。
全額を支払えば全て経費で落とすことができるので、法人カードを利用して支払ってしまいましょう。
もし、場の流れで割り勘ということになってしまったら、自分用の領収書を貰って現金払いしましょう。
飲み会の楽しい雰囲気を壊さないためにも、状況によって立ち回りを変えることは大切です。
基本的には、全額払えるようなら法人カードを使用し、割り勘なら現金払いで支払った分の領収書を貰うという対応をするようにしましょう。
小口決済となる消耗品はカード利用できるネット購入が便利
経理業務が面倒になりがちな小口決済にこそ法人カードが役に立ちます。
文具などの消耗品は少額なこともあり一般の店舗ではほとんど現金払いになりますが、ネットショップを利用すればカード払いで購入可能です。
配達も迅速なものが多いので、これを利用しない手はありません。
小物や書籍、雑誌など、一般店舗でカード利用がはばかられる商品を気軽に注文できるのはネットショップの利点です。
法人カードをフル活用するためにもネット購入を積極的に取り入れるようにしてみましょう。
業務によっては漫画やゲームも経費にできる
例えばゲームソフトを開発する会社なら、漫画やアニメのビデオ、ゲーム機やゲームソフトなども資料や研究用として経費にすることができます。
美容院や医療機関なども待合室に置く名目で漫画や雑誌類を経費にすることができます。
このように業務上必要であると説明ができるなら経費にすることができるのです。
クレジットカードが認められる福利厚生費は法人カードのみ
福利厚生費が認められるのは、会社が費用を支払ったという事実があるケースのみです。
法人口座や法人カードからの支払いが絶対条件となるので、個人カードで立て替えるようなことをしてはいけません。
しかし、その条件さえ守れば使途が自由なのが福利厚生費のよいところです。
福利厚生費の名目で旅行をしたり、映画を見たりしても全て経費となります。
もし会社がこのような行為を福利厚生の一環として認めてくれ、それに対してカードを使用する必要性があるならば法人カードを使わせてもらうようにしましょう。
業務に必要な活動も経費として計上することが可能
セミナーや学習など、業務に役立てるための行為も経費とすることができます。
個人的な努力だからとプライベートのクレジットカードで一旦立て替えるようなことはおすすめできませんので、はじめから法人カードで支払うようにしましょう。
法人カードなら業務目的であることも明確になります。
新井智美 / トータルマネーコンサルタント
経費とは「事業を進めるうえで必要な費用」、つまり「必要経費」のことを指します。材料や商品の仕入れの他、事務所の家賃や水道光熱費なども経費の対象となります。
ただし、いくら事業のために使った費用とはいえ、経費になるものとならないものがあります。
もしも経費にならないものまで経費として計上してしまうと、税務署からペナルティを科される場合もありますので、「この費用は経費計上できるのか？」という疑問を抱いた際には必ず専門家に相談して指示を仰ぐようにしてください。
一般的に経費になるかならないかの判断基準は、「売上につながる費用かどうか」だといわれています。経費計上の目的は節税につなげることですが、合わせてクレジットカードを利用して経費を支払うことで事務処理の負担削減につなげることもできます。クラウド会計ソフトを導入することで、利用明細データを連携することも可能なことから、まだクレジットカードやクラウド会計ソフトを導入していない企業や個人事業主のかたは是非導入を検討することをおすすめします。
また、本文にあるようにクレジットカードで経費を支払う際にはクレジットカード利用伝票が領収書の代わりとなります。利用の際は忘れずにお店の人にもらうようにし、レシートと合わせてきちんと保管しておくようにしておきましょう。
煩雑な確定申告をスムーズに行うために
確定申告には白色申告と青色申告があり、白色申告の控除額が10万円に対して、青色申告特別控除額は65万円になります。
さらに、青色申告には税法上の特典もあります。
青色申告は、下記の通り準備する必要書類が多くなり、複式簿記で記帳した帳簿も必須となるため、かなりの知識や時間が必要になります。
| 白色申告 | 青色申告 | |
|---|---|---|
| 申請の有無 | 特に申請の必要なし | 開業届提出の後に青色申告承認申請書による申請が必要 （青色申告で確定申告をしたい年の前年3月15日まで） |
| 確定申告時に必要な書類 | 収支内訳書、 確定申告書B | 青色申告決算書、 確定申告書B |
| 確定申告書を作成するのに必要な書類 | 現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳 | 仕訳帳、総勘定元帳、簡易簿記による現金出納帳、買掛帳、売掛帳、経費帳、固定資産台帳、預金出納帳、貸借対照表、損益計算書 |
| 記帳方法 | 単式簿記 | 複式簿記 |
そこで、日ごろから事業用の支払いを法人カード決済に一元化するのはもちろんのこと、会計ソフトや確定申告ソフトを用いて利用明細データと連携させることで、複式簿記の基礎知識がなくても確定申告をスムーズに行うことができます。
事前に自社で扱う会計ソフトと法人カードが、データ連携できるかどうかを必ずチェックしておきましょう。
確定申告についてもっと知りたい方は、下記の記事もあわせてチェックしてみてください。
法人カードを作るなら個人事業主にも優しいアメックス
一般的に法人カードは発行の際に審査が厳しく行われています。
そのため法人カードがなかなか入手できない悩みを、開業して間もない個人事業主や実績の少ないフリーランサーは抱えています。
そんな人たちにとって、アメックスはとても優しい存在です。
過去の支払い滞納や金融事故など、申込者のクレジットヒストリーに問題がなければ、起業したばかりの人はまずアメリカン・エキスプレス・ビジネス・カードを検討してみるとよいでしょう。
法人カードの滞納については、こちらの記事をぜひ参考にしてみてください。
年会費13,200円（税込）かかりますが、経費（※）として計上することができます。
※勘定科目は諸会費もしくは支払手数料になります。
面倒な確定申告準備も楽になる
アメリカン・エキスプレス・ビジネス・カードで支払った経費は、利用明細をPDFやCSV形式のファイルに出力することができ、確定申告の準備にかかる負担を大幅に軽減してくれます。
クラウド会計ソフトfreeeを利用している場合は連携することも可能です。
カードの利用情報が会計ソフトへ自動的に取り込まれるので入力の手間がいりません。
確定申告もそうですが、個人事業のような会社規模では何から何まで自分でやらなければいけないことが多くあります。
アメリカン・エキスプレス・ビジネス・カードは、ビジネスをサポートする付帯サービスも充実していますので、強い味方になってくれる1枚といえるでしょう。
アメリカン・エキスプレス・ビジネス・カードの付帯サービス等については、下記記事で紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
また、年会費無料を希望する方は、クラウド会計ソフト等を提供しているfreee株式会社の「freeeカード」もあり、税理士相談などの特典がついています。
アメリカン・エキスプレス・ビジネス・カードを使っていれば確定申告の時期も余裕ができそうですね。
まとめ
法人カードを積極的に利用することで経理事務の負担を大きく減らせることがわかりました。
法人カードで支払える経費は多岐にわたります。
税理士に相談するのが一番確実ではありますが、基本的に業務上必要であると証明できればどのようなものでも経費になると考えてよいでしょう。
注意しなければならないのは、個人と会社のお金の使い分けです。
通常は法人名義の口座やカードで支払いますが、支払う時の状況によっては個人名義で一時的に立て替えてから会社に請求しなければならないケースもあるのでよく覚えておきましょう。
法人カードについては、こちらの記事もぜひ参考にしてみてください。
個人事業主のクレジットカードについては、こちらの記事もぜひ参考にしてみてください。
本記事の編集者について
イーデス編集部
専門知識がないと難しい金融商品を、正確で詳しく、わかりやすく伝えるために、記事企画・推敲・構成・編集・情報の更新を行っております。
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