どこまでが経費?個人事業主が知っておくべき経費の基本とスマートな管理方法を解説

個人事業主必見!経費の基本と管理方法を紹介
おすすめ法人カード

2022-08-05

個人事業主になったばかりで、

  • 「どこまでが経費なの?」
  • 「経費管理に手間取って本業の時間を圧迫している」

とお困りの方は案外多いのではないでしょうか。

また、経費管理のために法人カードの導入を検討している方もいると思います。

そこで今回は、下記について解説していきます。


なびすけ

この記事で紹介する内容!


くれじい

ご自身で本業に集中しやすい環境をつくるためにもぜひ参考にしてください。

新井智美さん
新井智美さん

トータルマネーコンサルタント

福岡大学法学部法律学科卒業。
1995年4月 情報通信会社入社。
2006年11月 ファイナンシャル・プランニング技能士1級取得。
2017年10月 独立。

コンサルタントとして個人向け相談(資産運用・保険診断・税金相談・相続対策・家計診断・ローン・住宅購入のアドバイス)を行う他、資産運用など上記相談内容にまつわるセミナー講師(企業向け・サークル、団体向け)を行うと同時に金融メディアへの執筆及び監修も行い、現在年間200本以上の執筆及び監修をこなしている。これまでの執筆及び監修実績 は1,000本以上におよぶ。

目次

個人事業主の「経費」は多岐にわたる

経費とは、事業を進める際に発生する費用全般のことです。
打合せに使うノートやペン、資料を取引先に配るためのコピー用紙など、仕事に必要なあらゆるものが経費となります。

確定申告の際、経費は収入から差し引くことが可能。
経費を適切に計上すれば節税にも役立つので、経費の範囲を知っておくことはとても大切です。

では、経費として認められる主な項目や注意点などを確認していきましょう。

新井智美

新井智美 / トータルマネーコンサルタント

年間、100本以上の記事執筆や監修を行っていますが、同じタイトルの記事でも、その時の経済情勢や法改正などで、内容は日々変わっていきます。『かかりつけのお金と人生の相談者』いうスタンスを大切に、最新かつ正確な情報をお届けすると共に、読者にとって「わかりやすい」記事を提供することを心がけています。

【専門家の解説】

経費として認められるためには、あくまでも「事業を行うために必要な費用」であることが大前提です。
そのうえで、経費として計上できるかどうかを判断するようにしましょう。

また、経費計上の際に証拠となる領収書については一定年数の保管が義務付けられているほか、改正電子帳簿保存法により、「メールで受け取った領収書については、電子データのまま保存しなければならない」ことになっている点にも注意が必要です。

自宅を事務所を兼用している場合は光熱費や家賃についての家事按分が必要ですが、1台の車を事業用と自家用で兼用している場合も事業で利用する割合を決め、ガソリン代や車検費用などは事業割合分を計上する必要があります。

これらの費用按分は自分で計算しなくても会計ソフトを利用することで自動的に行えますし、法人用クレジットカードカードには会計ソフトとの連携サービスが設けられているものが多いことから、経費精算の手間を省くためにも、クレジットカードとあわせて効率的に利用することをおすすめします。

経費として認められる主な項目・具体例

経費の範囲は、確定申告の申告書類に用いられている勘定科目をチェックするとわかりやすいです。

代表的な勘定科目と具体例をご紹介しましょう。

租税公課個人事業税や固定資産税、印紙税などの税金・公共料金
荷造運賃商品や郵便物などの梱包配送関連費用
水道光熱費事業に必要な水道・電気・ガスなどエネルギー関連
旅費交通費公共交通機関・タクシーなどの料金や出張宿泊費
通信費固定電話・携帯電話やインターネット、切手など
広告宣伝費チラシやインターネット広告など
接待交際費取引先との会食や贈答品、接待ゴルフなど
損害保険料火災保険や自動車保険など
消耗品費文房具やコピー用紙、ガソリンなど
減価償却費パソコンやコピー機など一定期間の計上が必要な高額な固定資産
地代家賃事務所や店舗の家賃など
給料賃金従業員に支払う給料や退職金
外注工賃ホームページ運営やシステム開発などの外部委託費

上記以外にも修繕費や福利厚生費、貸倒金といった科目があり、勘定科目に当てはまらない少額費用は雑費としての計上も可能です。

さらに詳しい内容を知りたい方は、下記の国税庁ホームページで確認しましょう。

国税庁ホームページ 必要経費

光熱費や通信費は家事按分(あんぶん)すればOK

自宅を事務所と兼ねている場合、経費によっては公私混同にならないよう家事按分する必要があります。

例えば、以下のような費用は家事按分したほうがよいでしょう。

  • 家賃
  • 水道光熱費
  • 通信費

家賃であれば床面積、水道光熱費や通信費は使用時間で公私の割合を計算し、経費算出に当てはめます。

按分せずにすべて経費として申告すると、税務署から訂正を求められることがあるので要注意です。

家事按分のやり方に法的な決まりはありませんが、税務署に聞かれてもしっかりと説明できるよう根拠は明確にしておきましょう。

経費の証明には領収書などの保存が必要

購入した物品類やサービスを経費として認めてもらうには、領収書やレシートが必要です。

本当に仕事に必要なものを買ったとしても、証明できる書類がなければ経費として認められません

経費の証明に利用できる書類としては以下のようなものがあります。

  • 領収書
  • レシート
  • 請求書
  • 納品書
  • メールや郵便物
  • 出金伝票

冠婚葬祭のお祝い金や香典など、領収書やレシートがもらえない場合は出金伝票に明細を記入すればOKです。
基本的には領収書やレシートをもらい、きちんと保管しておきましょう。

保存期間は申告方法によって異なる

法律によって、領収書やレシートは一定期間保存しておくことが定められています。
個人事業主の場合青色申告か白色申告か保存期間に変化が生じますので、ご注意ください。

  • 青色申告:7年
  • 白色申告:5年

青色申告の場合、基本的に保存期間は7年となっています。

ただし請求書など一部の書類は5年でOKです。
また前々年の所得が一定額を下回る場合も特例で保存期間が5年に短縮されます。

領収書やレシートを整理するコツ

領収書やレシートを紛失したりすると、税務調査が入ったときに証拠を示すことができず困ってしまいます。
そのため、経費にひも付いた書類はきちんと整理しておくことが大切です。

とはいえ、こと細かく分類し、完璧に整理する必要はありません

確定申告後に税務調査が入っても自分ですぐに見つけられる状態であればよいので、最低限、月別&科目別に分類しておけば問題ないでしょう。

領収書やレシートを手軽に整理するには、以下のような方法もおすすめです。

  • 封筒やチャック付き透明袋を用意し、月別・科目別にまとめて入れる
  • 保存用の専用ノートを用意し、順に貼っていく

整理用にはクリアファイルやファイルボックスも便利です。

ご自身が管理しやすいアイテムを使って、「いつ・何のために使ったお金なのかがわかるように分類しましょう。

次章では、経費として認められない支出を見ていきます。

要チェック!経費として認められない支出

先述のとおり、経費として認められる支出は多岐にわたりますが、反対に経費計上してはいけないものもあるのでチェックしておきましょう。

経費として認められない支出

新井智美

新井智美 / トータルマネーコンサルタント

年間、100本以上の記事執筆や監修を行っていますが、同じタイトルの記事でも、その時の経済情勢や法改正などで、内容は日々変わっていきます。『かかりつけのお金と人生の相談者』いうスタンスを大切に、最新かつ正確な情報をお届けすると共に、読者にとって「わかりやすい」記事を提供することを心がけています。

【専門家の解説】

経費計上を行う際に難しいのが「10万円以上の資産の減価償却」ではないでしょうか。
しかし、個人事業主の場合、その資産1つあたりの金額が30万円以下であれば、その年に一括償却できるという特例が認められています
現在の制度では2022年3月31日までに取得した30万円以下の資産に対して認められていますが、期限は延長される可能性がありますので、国税庁のホームページをチェックしておきましょう。

事業とは関係のないプライベート費用

まず、事業とは無関係のプライベートな支出は経費にすることができません。

例えば、個人的な趣味の一環で購入した本や雑誌、CDなどです。

プライベート用の物品やサービスを手当たり次第経費として計上すると、税務調査が入ったときに説明がつかなくなってしまいます。

また、仕事と関係のない人との飲食代当然ながら経費にはならないので、公私の区別はきっちりつけましょう。

個人事業主自身の保険料や税金

意外に思われるかもしれませんが、個人事業主本人の国民健康保険料や国民年金住民税、生命保険などの保険料・税金経費に含まれません

同じ税金でも、個人事業税や印紙税などの租税公課とは扱いが違うので注意しましょう。

また、従業員の給料や健康診断費は経費になりますが、個人事業主自身の場合は経費計上できないことになっています。 

10万円以上の費用は「資産」扱い

10万円以上するパソコンやOA機器などの物品類は、固定資産とみなされるため減価償却が必要です。

減価償却は経年による価値低下を考慮に入れた会計処理方法で、国税庁が定めた耐用年数に応じて費用計上します。

減価償却の詳細は割愛しますが、例えば18万円のパソコン(法定耐用年数3年)を買った場合は18万円÷3年=6万円となり、毎年6万円を3年間、経費として計上することになります。

なお、10万円未満または法定耐用年数が1年未満であれば、パソコンなども消耗品として経費計上可能です。

ここまで、個人事業主の経費の範囲について解説しました。

次の章では、面倒な経費管理の手間を省く方法をご紹介しましょう。

面倒な経費管理の手間を省く3つの方法

「経費管理が面倒でつらい」「手間を省いて本業の時間を増やしたい」という方は、以下のような方法を検討してみませんか。

それぞれの内容を見ていきましょう。

クラウド会計サービスを活用する

クラウド会計サービスは、インターネットのサーバー上にあるクラウド帳簿を使う会計ソフトです。

以前は、市販のパッケージ型ソフトをパソコンのローカル環境に保存するタイプが主流でしたが、ITセキュリティ技術の向上にともない、経費管理にもクラウドサービスが浸透しつつあります。

クラウド会計サービスは、銀行やクレジットカード、通販などのWeb明細との同期・連携が可能なので、自分でひとつずつ手入力する手間が省けます。

おおむね直感的に操作できるため、パソコンや経費管理が苦手な方でも使いやすいでしょう。

経理の事務作業をアウトソーシングする

会計にまつわる事務作業自体を軽減したい場合は、経費管理を代行してくれるサービスがおすすめ。
領収書や請求書などの必要書類を預けておけば、適切に記帳作業を済ませてくれます。

経理に特化したサービスなので、スピーディかつ正確な作業が期待できるでしょう。
また、面倒な請求書発行業務や売掛金・買掛金の管理も任せられます。

コストはかかりますが、経理担当者を雇ったり税理士と契約したりするより安いです。

事業用のクレジットカードを用意する

経費管理の手間を省くには、事業用のクレジットカード(法人カード)を作るのも効果的です。

公私の区別がつきやすくなる

法人カードがあれば、プライベート用の支払いと事業用の支払いをきっちり分けることができます。

個人用のクレジットカードを仕事の支払いに使っている人もいますが、得策とは言えません。
公私両方の支払いが混ざっていると帳簿づけが煩雑になりますし、見落としや不適切な項目を経費計上するといったミスも起こりやすくなります。

法人カードを用意すれば、そのようなケアレスミスを防止することが可能です。

利用明細で経費の流れを把握できる

法人カードを使うと、毎月カード会社が利用明細を作成してくれます。現金払いだと、領収書やレシートをいちいちチェックする必要がありますが、明細があれば「いつ・何に使ったか」が一目でわかるので効率的です。

また、クラウド会計サービスと連携できるタイプの法人カードなら、明細を同期させることで帳簿付けが自動的におこなわれます。

さらに、クレジット払いは利用から支払いまで1〜2ヶ月程度の猶予があるため、キャッシュフローに余裕ができるところも大きな利点です。

年会費は経費計上できる

無料のものも多い個人向けクレジットカードとは異なり、ほとんどの法人カードは年会費がかかりますが、年会費は経費計上できます。

法人カードの年会費は一般ランクで2,000円程度ゴールドランクなら1万円程度が相場です。

会費特典・サービスを受けられる

法人カードには、会員限定の便利な特典やサービスが付帯しています。

内容はカードにもよりますが、出張が快適になるサービスや接待に便利な特典、経費管理がラクになるサービスなどがあり、年会費以上の恩恵を受けられることも。

ポイントが付くタイプなら、積極的なカード決済により経費削減にも繋がるでしょう。

最後の章では、個人事業主に経費管理にも役立つ法人カードを4枚ご紹介します。

個人事業主の経費管理に便利なおすすめ法人カード6選

法人カードは法人向けのイメージがありますが、実は個人事業主が入会可能なものも多くあります。

ここでは、個人事業主も使いやすく経費管理に便利な法人カードを6枚ご紹介します。

  1. 三井住友カード ビジネスオーナーズ 
  2. NTTファイナンス Bizカード
  3. アメリカン・エキスプレス・ビジネス・ゴールド・カード
  4. freeeセゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス・カード
  5. オリコ EX Gold for Biz S
  6. JCB CARD Biz

詳しく見ていきましょう。

三井住友カード ビジネスオーナーズ

年会費永年無料で、登記簿謄本や決算書などの提出が不要(※)のためフリーランスの方も申し込みやすいカードです。
※ゴールドカード(三井住友カード ビジネスオーナーズ ゴールド)は所定の審査があります。

券面に番号の表示がないセキュリティー面に配慮したナンバーレス仕様になっており、カード番号や有効期限などは専用アプリで確認できます。

利用明細もカードごとにアプリで管理できるため、煩雑な経費処理の軽減にもつながります。

基本のポイント還元率は0.5%(税込200円で1ポイント)ですが、対象の個人用カード(※)と合わせて持つことで、Amazon、ANA、JCB、ETCの利用時には最大1.5%になります。
個人用カードと法人カードを使い分けることで経費処理もスムーズになります。
※詳細は三井住友カード公式サイトにてご確認ください。

ビジネスサポートサービスも充実しており、出張時には飛行機や新幹線の予約サービス、さらに福利厚生代行サービスによる宿泊施設やスポーツクラブ等の優待などがあります。

三井住友カード ビジネスオーナーズ お得なキャンペーン実施中!

  • 新規入会&カード利用で最大8,000円相当のポイントプレゼント!

    • 入会月+2ヶ月後末までの合計利用額+10%分のVポイント(最大8,000円相当)プレゼント!
      【対象期間】なし

三井住友カード ビジネスオーナーズ
年会費初年度:永年無料
2年目以降:永年無料
ポイント還元率0.5%~1.5%
国際ブランド
    visa
電子マネー
    id
発行スピード最短3営業日
限度額500万円※
ETC年会費550円(税込)
追加カード

ETCカード

マイレージ還元率(最大)0.5%
旅行保険海外旅行保険
ポイント名Vポイント

注目ポイント

  • 新規入会&利用で最大10,000円相当プレゼント!
  • 年会費永年無料!
  • 特定の加盟店(ETCなど)でポイント最大1.5%還元!
  • 申込時の登記簿謄本や決算書が不要!
  • 最大利用枠が500万円と安心!(※所定の審査があります)
新規入会&利用で最大8,000円相当プレゼント!
公式サイトへ

※所定の審査があります

三井住友カード ビジネスオーナーズ ゴールド

三井住友カード ビジネスオーナーズ ゴールドは、年会費は5,500円(税込)かかりますが、ゴールドカードならではのサービスが付帯しています。

例えば、

  • 最高2,000万円の海外・国内旅行傷害保険(※)、国内空港ラウンジの無料利用
    ※「選べる無料保険」により「旅行安心プラン(海外旅行傷害保険)」を選択された場合。
  • 全国200以上の高級レストランで使える「ダイニングby招待日和」(MasterCardのみ)

など、ワンランク上のサービスを受けることができます。

なお、年間100万円以上のカード利用翌年以降の年会費が永年無料になる点は要チェックです。

三井住友カード ビジネスオーナーズ ゴールド お得なキャンペーン実施中!

  • 新規入会&カード利用で最大10,000円相当のポイントプレゼント!

    • 入会月+2ヶ月後末までの合計利用額+10%分のVポイント(最大10,000円相当)プレゼント!
      【対象期間】なし

三井住友カード ビジネスオーナーズ ゴールド
年会費初年度:5,500円(税込)
2年目以降:5,500円(税込) ※1条件達成で無料
ポイント還元率0.5%~1.5%
国際ブランド
    visa
電子マネー
    id
発行スピード最短3営業日
限度額500万円※2
ETC年会費550円(税込)
追加カード

ETCカード

マイレージ還元率(最大)0.5%
旅行保険国内旅行保険・海外旅行保険
ポイント名Vポイント

注目ポイント

  • 新規入会&利用で最大12,000円相当プレゼント!
  • 特定の加盟店(ETCなど)でポイント最大1.5%還元!
  • 条件達成で次年度以降の年会費永年無料&10,000ポイント還元!
  • 国内空港ラウンジが無料で利用可能!
  • 申込時の登記簿謄本や決算書が不要!
新規入会&利用で最大10,000円相当プレゼント!
公式サイトへ

※1 年間100万円以上ご利用で、次年度以降無料

※2 所定の審査があります

NTTファイナンス Bizカード

NTTファイナンス Bizカードは、満20歳以上の個人事業主であれば、本人確認書類と引き落し用の個人口座を用意するだけで、申し込むことができます。

年会費が永年無料にもかかわらず、ポイント還元率は1.0%と高還元率な法人カードです。

ポイントの使い道も幅広く、キャッシュバックをはじめ、他ポイントや景品などに交換することができるため、経費削減にも貢献します。

また、Web明細編集サービス機能により、煩雑な毎月の経費管理が軽減され、過去データはPDFやCSVで保存・出力が可能ですので、いつでもチェックすることができます。

NTTファイナンス Bizカード
年会費初年度:無料
2年目以降:無料
ポイント還元率1.0%
国際ブランド
    visa
電子マネー
-
発行スピード約2~3週間
限度額個別設定
ETC年会費550円(税込)
追加カード

ETCカード

マイレージ還元率(最大)
旅行保険
ポイント名ポイント

注目ポイント

  • 年会費無料でポイント還元率1%!
  • Web明細編集サービスで経理処理が簡単に!
  • Amazon Businessが使用できる!
  • 充実の国内外傷害保険!
  • ポイントモール利用で最大ポイントが26%に!
公式サイトへ

アメリカン・エキスプレス・ビジネス・ゴールド・カード

年会費は36,300円(税込)かかりますが、アメックスのゴールドランクなのでステータス性は申し分ありません。

付帯サービスもハイレベルで、空港ラウンジサービスや会食・接待に便利な「ビジネス・ダイニング・コレクション by グルメクーポン」などビジネスに役立つものばかり。

利用明細は「クラウド会計ソフトfreee」と連携でき、経理業務の効率化はもちろん経営分析にも活用できます。

アメリカン・エキスプレス・ビジネス・ゴールド・カード お得なキャンペーン実施中!

  • 初年度年会費無料&30,000ボーナスポイントプレゼント!

    • 当サイトからのお申し込みで初年度の年会費無料
    • ご入会後1年以内に200万円以上のカード利用で30,000ボーナスポイントプレゼント!

アメリカン・エキスプレス・ビジネス・ゴールド・カード
年会費初年度:36,300円(税込)
2年目以降:36,300円(税込)
ポイント還元率0.3~1.0%
国際ブランド
    american_express
電子マネー
    quicpay
発行スピード2~3週間程度
限度額審査基準による
ETC年会費550円(税込)
追加カード

ETCカード

家族カード

マイレージ還元率(最大)0.5%
旅行保険国内旅行保険・海外旅行保険
ポイント名メンバーシップリワード

注目ポイント

  • 法人格のある法人代表者向けゴールドカード
  • 最高1億円の旅行傷害保険が自動付帯!
  • 豊富なプロテクションサービス
  • 貯まりやすく使いやすいポイントプログラム
  • ビジネス・カード会員様向けイベント
当サイトからのお申込みで初年度年会費無料!
公式サイトへ

freeeセゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス・カード

会計ソフトのfreeeとクレディセゾンが提携して生まれたカードで、「freee」を始めとする、ビジネスに欠かせないサービスの価格優待が充実しているのが特徴です。

このカードをfreeeと連動させておくと、「資金繰り改善ナビ」を通して柔軟な与信が行われ、手続きなしに限度額が上がる可能性があるといったメリットもあります。

年会費は22,000円(税込)ですが、年間200万円以上の利用がある場合は次年度以降11,000円(税込)となります。

freeeセゾンプラチナビジネスカード

freeeセゾンプラチナビジネスカード
年会費初年度:22,000円(税込)
2年目以降:22,000円(税込)※
ポイント還元率0.5~1.0%
国際ブランド
    american_express
電子マネー
    idquicpay
発行スピード4営業日
限度額30万円~1,000万円
ETC年会費無料
追加カード

ETCカード

マイレージ還元率(最大)0.30%
旅行保険
ポイント名永久不滅ポイント

注目ポイント

  • 個人事業主の方&設立直後でも申込可能!
  • 永久不滅ポイントだから有効期限がない!
  • 国内外の保険も充実
  • 国内外のラウンジ利用可能尾!
  • 旅行、宿泊でワンランク上の体験を!

オリコ EX Gold for Biz S

大手信販会社オリコが手がける、個人事業主向けのゴールド法人カードです。

ゴールドランクですが年会費は2,200円(税込)と格安。
国際ブランドはVisaまたはMastercardから選択できます。

クラウド会計ソフト freee」の有料プランが2ヶ月分お得になる上、自動作成されるレポートによりビジネスの状況も簡単に把握できます。

オリコ EX Gold for Biz
年会費初年度:無料
2年目以降:2,200円(税込)
ポイント還元率0.6%~1.2%
国際ブランド
    visamaster_card
電子マネー
-
発行スピード公式サイト参照
限度額10万円~300万円
ETC年会費無料
追加カード

ETCカード

家族カード

マイレージ還元率(最大)
旅行保険国内旅行保険・海外旅行保険
ポイント名暮らスマイル

注目ポイント

  • 年間利用額に応じてポイント加算率アップ!
  • 追加カードは3枚まで年会費無料
  • 海外(2,000万円)国内(1,000万円)の旅行保険付帯
  • ETCカードが無料で発行可能

JCB CARD Biz

一般ランクのJCB法人カードは国内ビジネスがメインの個人事業主におすすめです。

国内出張に便利なオンライン予約&チケットレスサービスや、事務用品・OA機器などをスピーディに届けてくれるアスクルサービスなど実務に役立つサービスが豊富です。

弥生会計オンライン」「freee」「ソリマチ」など経理業務の効率化を図れるサービスも多数取り揃えられています。

年会費は1,375円(税込)です。

JCB CARD Biz お得なキャンペーン実施中!

  • WEB新規入会&利用で最大20,000円分のAmazonギフト券(Eメールタイプ)獲得可能!

    • インターネットからの新規入会でAmazonギフト券(Eメールタイプ)3,000円分プレゼント!
    • 10万円(税込)以上のカード利用でAmazonギフト券(Eメールタイプ)17,000円分プレゼント!

    【対象期間】2022年9月30日(金)まで

JCB CARD Biz
年会費初年度:無料
2年目以降:1,375円(税込)
ポイント還元率0.5%
国際ブランド
    jcb
電子マネー
    applePaygooglePayquicpay
発行スピード約2~3週間
限度額個別設定
ETC年会費無料
追加カード

ETCカード

マイレージ還元率(最大)
旅行保険
ポイント名OkiDokiポイント

注目ポイント

  • 法人の本人確認書類不要!カンタンお申し込み!
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まとめ

この記事のポイントをおさらいしましょう。

ポイントまとめ

  1. 事業を進めるために必要な支出はおおむね経費計上できる
  2. 経費の証拠となる領収書やレシートは、用途・日付がわかるように保管する
  3. プライベートと事業で共用している項目家事按分が必要
  4. 個人事業主自身の保険料・税金経費として認められていない
  5. 経費管理の効率化にはクラウド会計サービス法人カードを利用するのがおすすめ

個人事業主になると経費管理も自分でしなくてはなりません。
とはいえ、本業に力を入れるためには少しでも手間を省きたいところです。


くれじい

効率化を図れる法人カードやクラウド会計サービスの導入を検討し、本業のスピード感を高めましょう。

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