個人事業主の領収書の書き方は？もらい方や保管方法まで解説
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領収書の記載や保管、整理の方法は、個人事業主として最低限知っておきたいところです。
しかし、経費として認められる出費や、正しい領収書の保管方法がよく分からないという事業主の方も多いと思います。
そこで今回は、主に下記の内容についてご紹介します。
なお、この記事では、領収書の効率的な管理に役立つおすすめの法人カードもご紹介します。
法人カードがあれば、正確で簡単な事務作業が可能です。
領収書に関する正しい知識と法人カードを活用して、合理的な経費の管理を実現しましょう。
個人事業主のクレジットカードについては、こちらの記事をぜひ参考にしてみてください。
トータルマネーコンサルタント
監修者新井 智美
福岡大学法学部法律学科卒業。
1995年4月 情報通信会社入社。
2006年11月 ファイナンシャル･プランニング技能士1級取得。
2017年10月 独立。
コンサルタントとして個人向け相談（資産運用・保険診断・税金相談・相続対策・家計診断・ローン・住宅購入のアドバイス）を行う他、資産運用など上記相談内容にまつわるセミナー講師（企業向け・サークル、団体向け）を行うと同時に金融メディアへの執筆および監修も行い、現在年間200本以上の執筆および監修をこなしている。これまでの執筆および監修実績 は1,000本以上に及ぶ。
監修実績
レイク：融資とは？出資や投資との違いや種類についてわかりやすく解説
auじぶん銀行：資産運用について知っておきたいことまとめ！種類や方法、注意点を解説
株式会社エイチームライフデザイン
編集者イーデス編集部
「ユーザーが信頼して利用できるWEBメディア」を目指す編集部チーム。実際のユーザーの声や業界知識の豊富な専門家の協力を得ながら、コンテンツポリシーに沿ったコンテンツを制作しています。暮らしに関するトピックを中心に、読者の「まよい」を解消し、最適な選択を支援するためのコンテンツを制作中です。
■書籍
初心者でもわかる！お金に関するアレコレの選び方BOOK
■保有資格
KTAA団体シルバー認証マーク（2023.12.20～）
■許認可
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個人事業主の経費になるものとならないものの違い
この章では、個人事業主の出費で経費として認められるものと、そうでないものを詳しく解説していきます。
経費の正しい意味や経費として認められる出費を理解していないと、追徴課税などのペナルティを受ける可能性もあるので注意が必要です。
新井智美 / トータルマネーコンサルタント
【専門家の解説】
個人事業主の経費は、事業に関する支出であるかどうかが判断のポイントです。
逆にプライベートで利用するものについては経費として認められません。
また、事業としての支出であれば、経費として計上できる金額に上限はありません。
ただし、経費として認められるためには、「事業上必要である」ことが証明できる必要があります。
経費になるもの
基本的に、事業関連の出費はすべて経費として認められます。
とくに下記のようなものは経費に計上しても全く問題ありません。
- 事務所の家賃
- 事務用品代
- 備品代
- パソコンの購入費用
- インターネットの通信費
- 業務に使用するパソコンソフトの代金
自宅とは別にオフィスを借りた場合は、家賃と光熱費の100%が経費になります。
ただし、自宅が事務所を兼ねているケースでは、事業に利用している部分だけが経費として認められます。
「事業に利用している部分」については、下記を目安にするといいでしょう。
| 家賃 | 仕事で使用する床面積の割合 |
|---|---|
| 電気代 | 使用時間かコンセント数 |
| インターネット通信費 | 使用時間 |
| 車の減価償却費やガソリン代 | 走行距離か仕事に使用した日数 |
また、下記の税金は経費として認められます。
- 事業税
- 「税込」で経費処理をしている消費税
- 印紙税
- 事業用車に関する自動車税
- 事業用の土地、家屋に関する固定資産税
なお、所得税と住民税は個人事業主の経費にはなりません。
税金をクレジットカードで支払いたい個人事業主の方は、こちらの記事をぜひ参考にしてみてください。
経費にならないもの
業務に関連しない出費は、経費として認められません。
たとえば、自動車を必要としない事業では車の費用を経費にできません。
また、事務所に家族の持家を利用している場合、その地代家賃は経費になりません。
次の章では、個人事業主の領収書の書き方を解説します。
個人事業主の領収書の書き方
この章では、領収書の書き方を解説します。
領収書の発行は代金を受け取る側の義務なので、書き方をしっかり覚えておきましょう。
領収書の記載項目
領収書に記載する項目は、消費税法で下記の7項目と定められています。
- 書類名
「領収書」や「受領書」と明記します。
- 宛名
上様や（株）などではなく、正式名称で書きましょう。
- 金額
金額の改ざんを防ぐため、消費税法の記載要件に従って記入します。
- 但し書き
「お品代」などではなく、具体的な商品やサービス名を書くようにしましょう。
- 発行日
実際に金銭を受領した年月日を記入します。
- 受領人
屋号、または、個人名と住所、連絡先を記入します。
- 収入印紙
5万円以上（税抜）の領収書には、収入印紙の貼付と押印を添付します。
新井智美 / トータルマネーコンサルタント
【専門家の解説】
領収書は5万円（税抜き）から収入印紙が必要ですが、金額の記載方法に注意が必要です（税抜き価格もしくは消費税額が記載されていなければなりません）。
領収書印
基本的には、個人で使っている印鑑で問題ありません。
屋号がある場合は、屋号の角印を使うといいでしょう。
屋号のみでの発行でも問題はありませんが、個人名と併せて記載したほうがベターです。
収入印紙を貼ったときは、印紙にも押印します。
いずれもシヤチハタの使用は避けてください。
屋号や住所、代表者名のゴム印があれば、領収書だけではなく契約書や納品書などにも活用できるので便利です。
次の章では、領収書のもらい方について解説します。
個人事業主の領収書のもらい方
個人事業主の出費を経費として認めてもらうためには、領収書を正しく作成してもらう必要があります。
それぞれの記載内容をチェックしていきましょう。
要チェック！
- 宛名
屋号がない場合は事業主の名前で問題ありませんが、屋号がある場合には、きちんと屋号を記載してもらいましょう。「上様」や宛名なしの領収書は避けたほうが無難です。
- 金額
商品の購入代金を記載してもらいます。金額は税込みで問題ありません。
- 日付
発行年月日を記載してもらいます。
- 概要
書籍代や飲食代など、具体的な用途を記載してもらいます。「お品代」のような場合には、領収書の裏に用途を書いておきましょう。
- 領収書の発行元
領収書を発行した店舗や会社の名前を記載してもらいます。
- 収入印紙
5万円以上（税抜）の領収書には、収入印紙の貼付と押印をもらいます。
領収書を受け取ったら、上記が記載されているかどうかを必ずチェックしてください。
新井智美 / トータルマネーコンサルタント
【専門家の解説】
個人事業主が領収書を受け取る場合、宛名が記載されていないケースもあります。
宛名が空白の領収書は証拠書類として認められないため、できるだけ宛名は記載してもらいましょう。
ただし、小売業や旅客運送業などの5業種が発行する領収書については、宛名が書かれていなくても問題ないとされています。
レシートも金銭の受領書として有効ですので、領収書の代わりとして保管しておきましょう。
また、クレジットカードの利用明細についても、領収書の代わりとして活用できます。
レシートでも問題ない
領収書ではなくレシートでも問題はありません。
ただし、レシートを見ただけで何を購入したのかがわからない場合は、レシートの裏面に用途を記載してください。
業務に関わる出費と個人的な出費がひとつのレシートに記載されているときは、経費だけをマーカーでチェックするなどして、すぐにわかるような工夫をしておきましょう。
領収書やレシートが出ない場合
領収書やレシートが出なくても、経費への計上は可能です。
ただし、その場合には、領収書などがもらえなかった正当な理由が必要になります。
たとえば、少額の交通費や香典などは領収書が出ないので「正当な理由」として認められます。
しかし、常識的に考えてレシートが出るような店舗での利用では、領収書やレシートがないと経費として認められません。
なお、領収書やレシートが出ない正当な理由があっても、「経費として使用した証拠」は残してください。
少額の交通費なら、利用区間や利用日時、利用目的などを記載した出金伝票を作成するといいでしょう。
香典やお祝いは、出金伝票への記載や案内状を保管するなどの対策が必要です。
次の章では、もらった領収書の整理や保管方法について解説します。
個人事業主の領収書の整理と保管方法
この章では、領収書の効率的な整理の仕方と保管方法を紹介します。
領収書やレシートは確定申告後7年間、白色申告では5年間の保管が法律で義務付けられています。
この期間中は、税務調査で提出を求められる可能性があるので紛失しないようにしましょう。
税務署からの要請以外で領収書類を利用する機会はないので、整理や保管は手間をかけずに行うことが重要です。
新井智美 / トータルマネーコンサルタント
【専門家の解説】
領収書は保存期間が決められていますので、その間はほかの帳票類と合わせて保管しておきましょう。
保管方法としておすすめな方法は、支出した月ごと、経費項目ごとにまとめて保管するやり方です。
最近では電子帳簿保存法に基づいた電子保存も行えます。
自分が後から見直した際にわかりやすい方法で保存しておきましょう。
効率的な領収書の管理方法
領収書やレシートは、月ごとにまとめるのがもっとも効率的です。
まとめ方はどのような方法でも構いませんが、下記のような方法だと、よりわかりやすいでしょう。
- 月ごとに封筒にまとめる
- 月ごとに紙に貼り付ける
- 月ごとにクリアファイルに収納する
同一日の領収書枚数が多い場合は、日ごとに束ねておきましょう。
なお、レシートには感熱紙が使われていることが多いので、長い期間日光にあたると印字が消えてしまいます。
レシート類は、できるだけ日光があたらない場所に保管してください。
法人カードがあると便利
法人カードがあれば、より効率的な経費の管理が実現します。
事業に関わるすべての出費を法人カードで決済すれば、領収書の代わりに利用明細を提出するだけで済むのです。
法人カードの利用明細はWeb上で簡単にチェックできますし、提出時も印刷をするだけで作業が完了します。
なお、法人カードのなかには、クラウド会計ソフトと連動させて合理的な会計処理ができるタイプもあります。
領収書の整理や会計の手間を少しでも省きたい方は、法人カードと会計ソフトの連携も検討してみてください。
次の章では、領収書の管理に役立つおすすめの法人カードを4枚紹介します。
個人事業主の領収書管理に役立つおすすめ法人カード5選
この章では、個人事業主の領収書管理に役立つおすすめの法人カードを紹介します。
手軽に経費管理ができる法人カードを厳選しましたので、各カードのスペックを比較しながら、自分に適した1枚を見つけてくださいね。
三井住友カード ビジネスオーナーズ
決算書や登記簿謄本を用意しなくても申し込める法人カードです。
券面がナンバーレス仕様でカード情報は専用アプリで確認でき、利用明細もアプリ内でカードごとに管理できるため、経費処理の軽減にもつながります。
法人カードは一括払いが基本ですが、このカードは、2回払い、リボ払い、分割払い、ボーナス一括払いも選択できるので便利です。
さらに、キャッシング機能も付帯(※)しているので、ちょっとした資金繰りにも活用できるでしょう。
※利用枠や手数料等は三井住友カード公式サイトにてご確認ください。
iDやPiTaPa、Apple Payなどの電子マネーにも対応しており、スムーズな少額決済から効率的な経費管理まで、多方面から個人事業主をサポートしてくれる1枚です。
新規入会＆利用で最大8,000円相当のVポイントプレゼント！
- カード利用で入会月＋2ヶ月後末までの合計利用額＋10%分のVポイント(最大8,000円相当)プレゼント！
終了期間未定
| 年会費 | 初年度：永年無料 2年目以降：永年無料 |
|---|---|
| ポイント還元率 | 0.5%～1.5%（※1） |
| 国際ブランド | |
| 電子マネー | |
| 発行スピード | 1週間程度 |
| 追加カード | ETCカード |
| ETCカード発行手数料 | 無料 |
| ETCカード年会費 | 初年度:550円（税込）※3 2年目以降:550円（税込）（※2） |
| ETCカード発行期間 | 約3週間 |
| マイル還元率（最大） | 0.5% |
| 旅行保険 | 海外旅行保険 |
| ポイント名 | Vポイント |
| 締め日・支払日 | 15日締め・翌月10日／月末締め・翌月26日 ※選択可能 |
| 申し込み条件 | 満18歳以上の法人代表者・個人事業主(フリーランス・副業を含む) |
| 必要書類 | 法人代表者の本人確認資料（運転免許証など） |
注目ポイント
- 新規入会＆利用で最大8,000円相当Vポイントプレゼント！
- 年会費永年無料！
- 特定の加盟店(ETCなど)でポイント最大1.5%還元！（※1）
- 申込時の登記簿謄本や決算書が不要！
- Freee会計や勘定奉行、弥生会計など、多くの会計ソフトとデータ連携可能！
- ※1対象の三井住友カードと2枚持ちすることが条件です。ポイント還元率は利用金額に対する獲得ポイントを示したもので、ポイントの交換方法によっては、1ポイント1円相当にならない場合があります。
- ※2前年度に1回以上ETC利用のご請求があれば翌年度無料。
三井住友カード ビジネスオーナーズ ゴールド
三井住友カード ビジネスオーナーズ ゴールドは、上記カードのゴールドランクになります。
年会費は5,500円(税込)かかりますが、年間100万円以上のカード利用により翌年以降の年会費が永年無料になります。
ゴールドカードにふさわしく、出張時に便利な国内空港ラウンジの利用や海外・国内の旅行傷害保険の付帯(※)、さらに全国200以上の高級レストランで使える「ダイニングby招待日和」（Mastercard®のみ）など、ハイスペックなサービスを付帯しています。
※2022年4月14日より開始された「選べる無料保険」により、「旅行安心プラン（海外旅行傷害保険）」を選択された場合に限ります。
新規入会＆利用で最大10,000円相当のVポイントプレゼント！
- カード利用で入会月＋2ヶ月後末までの合計利用額＋10%分のVポイント(最大10,000円相当)プレゼント！
| 年会費 | 初年度：5,500円(税込) 2年目以降：5,500円(税込) （※1 条件達成で無料） |
|---|---|
| ポイント還元率 | 0.5%～1.5%（※2） |
| 国際ブランド | |
| 電子マネー | |
| 発行スピード | 1週間程度 |
| 追加カード | ETCカード |
| ETCカード発行手数料 | 無料 |
| ETCカード年会費 | 初年度:550円（税込）※4 2年目以降:550円（税込）（※4） |
| ETCカード発行期間 | 2週間程度 |
| マイル還元率（最大） | 0.5% |
| 旅行保険 | 国内旅行保険・海外旅行保険 |
| ポイント名 | Vポイント |
| 締め日・支払日 | 15日締め・翌月10日支払／月末締め・翌月26日支払 ※選択可能 |
| 申し込み条件 | 満18歳以上の法人代表者・個人事業主（フリーランス・副業を含む） |
| 必要書類 | 法人代表者の本人確認資料 |
注目ポイント
- 新規入会＆利用で最大10,000円相当のVポイントプレゼント！
- 対象の三井住友カードと2枚持ちで最大1.5%ポイント還元！（※2）
- 条件達成で次年度以降の年会費永年無料＆10,000ポイント還元！
- 国内空港ラウンジが無料で利用可能！
- 申込時の登記簿謄本や決算書が不要！
- ※1年間100万円利用の対象取引や算定期間等の実際の適用条件などの詳細は、 三井住友カードのホームページを必ずご確認ください。
- ※2対象の三井住友カードと2枚持ちすることが条件です。ポイント還元率は利用金額に対する獲得ポイントを示したもので、ポイントの交換方法によっては、1ポイント1円相当にならない場合があります。
- ※4前年度に1回以上ETC利用のご請求があれば翌年度無料。
NTTファイナンス Bizカード
年会費が永年無料でポイント還元率が基本1.0％という、かなりお得な法人カードです。
複雑な経費管理に便利な、Web明細編集サービス機能が付いています。
この機能を利用することで、1つのWeb明細署を利用者や項目など経理処理単位に最大10分割することができ、そのWeb明細はPDFやCSVで保存・出力することが可能です。
さらにメモ機能を活用すれば、先々で自分が分かりやすいようにコメントを残しておくこともできます。
支払い方法も、1回払い・2回払い・分割払い（3回以上）・リボ払い・ボーナス一括払いと多彩ですので、資金繰りにあわせて調整することもでき便利です。
付帯サービスも充実しており、最高2,000万円の海外・国内旅行傷害保険や年間補償限度額100万円のショッピング保険、さらに、海外キャッシング機能や出光キャッシュバックシステムなど、さまざまなビジネスサポートを受けることができます。
| 年会費 | 初年度：無料 2年目以降：無料 |
|---|---|
| ポイント還元率 | 1.0% |
| 国際ブランド | |
| 電子マネー | |
| 発行スピード | 約2～3週間 |
| 追加カード | ETCカード |
| ETCカード発行手数料 | 550円（税込） |
| ETCカード年会費 | 550円（税込） |
| マイル還元率（最大） | 0.4% |
| 旅行保険 | 国内旅行保険・海外旅行保険 |
| 締め日・支払日 | 締め日：毎月末・支払日：翌月25日 |
| 申し込み条件 | 法人のみを対象※カード使用者は、満20歳以上の方となります。 ※連帯保証人が必要となります。 |
| 必要書類 | ＜法人の方＞ 登記事項証明書＋本人確認書類2点（運転免許証または運転経歴証明書・在留カードまたは特別永住者証明書・パスポート・マイナンバーカード・健康保険証） ＜個人事業主の方＞ 本人確認書類2点 |
注目ポイント
- 年会費無料でポイント還元率1.0％！
- Web明細編集サービスで経理処理が簡単に！
- Amazon Businessが使用できる！
- 充実の国内外傷害保険！
- ポイントモール利用で最大ポイントが26％に！
アメリカン・エキスプレス・ビジネス・ゴールド・カード
ステータスの高さで知られる法人カードです。
利用情報はクラウド会計ソフトへ自動的に取り込めるので、経理の合理化を目指している個人事業主の強い味方になるでしょう。
なお、カードの利用状況はWeb上だけではなく、スマートフォンのアプリからでも確認できます。
利用明細はCSVやExcelファイル形式でのダウンロードが可能です。
空港ラウンジの無料利用や、空港から自宅までの手荷物無料宅配サービスなど、国内外のビジネスをサポートする特典も充実。
最高1億円の海外旅行傷害保険や航空機遅延時の補償も付帯しています。
条件達成で最大190,000ボーナスポイントプレゼント！
- 入会後4ヶ月以内に合計100万円のカード利用で20,000ボーナスポイント
- 入会後6ヶ月以内に対象加盟店で合計400万円のカード利用で100,000ボーナスポイント
- 入会後、合計400万円以上のカード利用で40,000ポイント
- 入会後1年以内に合計200万円のカード利用で30,000ボーナスポイント
| 年会費 | 初年度：36,300円（税込） 2年目以降：36,300円（税込） |
|---|---|
| ポイント還元率 | 0.3～1.0% |
| 国際ブランド | |
| 電子マネー | |
| 発行スピード | 2～3週間程度 |
| 追加カード | ETCカード |
| ETCカード発行手数料 | 無料 |
| ETCカード年会費 | 無料 |
| ETCカード発行期間 | 約2週間 |
| マイル還元率（最大） | 0.5% |
| 旅行保険 | 国内旅行保険・海外旅行保険 |
| ポイント名 | メンバーシップ・リワード |
| 締め日・支払日 | 登録された口座振替金融機関等の関係により、お客様ごとに個別に設定 |
| 申し込み条件 | 20歳以上・会社経営者 または 個人事業主 |
| 必要書類 | ■本人確認書類を2点 運転免許証・運転経歴証明書・各種健康保険証・パスポート・住民票の写し・マイナンバーカード・写真付き住民基本台帳カード・在留カード・特別永住者証明書 ■法人確認書類を1点 登記簿謄本・登記事項証明書（履歴事項全部証明書・現在事項全部証明書） ■本人確認書類を2点 運転免許証・運転経歴証明書・各種健康保険証・パスポート・住民票の写し・マイナンバーカード・写真付き住民基本台帳カード・在留カード・特別永住者証明書 ■法人確認書類を1点 登記簿謄本・登記事項証明書（履歴事項全部証明書・現在事項全部証明書） |
注目ポイント
- 法人格のある法人代表者向けゴールドカード
- 豊富なプロテクションサービス
- 貯まりやすく使いやすいポイントプログラム
- ビジネス・カード会員様向けイベント
オリコ EX Gold for Biz
年会費は2,200円（税込）と格安ながら、充実した付帯サービスが特徴の法人カードです。
クラウド会計ソフトと連携できるので、手軽に会計帳簿を作成できます。
会計ソフトの有料プランを2か月分お得に使える特典も嬉しいところです。
国際ブランドはVisaかMastercard®の選択が可能。
どちらを選んでも、かざすだけのタッチレス決済機能が搭載されているので、スピーディーな支払いが実現します。
利用代金の支払い方法は分割払いやリボ払いにも対応。
また、個人事業主の助けになるキャッシングは最高100万円まで利用できます。
通常のポイント還元率は0.6%ですが、年間決済額に応じて最大1.1%までアップするのも魅力です。
貯めたポイントは、他社ポイントやギフト券などに交換できます。
| 年会費 | 初年度：無料 2年目以降：2,200円（税込） |
|---|---|
| ポイント還元率 | 0.6%～1.2% |
| 国際ブランド | |
| 発行スピード | 公式サイト参照 |
| 追加カード | ETCカード 家族カード |
| ETCカード年会費 | 無料 |
| 旅行保険 | 国内旅行保険・海外旅行保険 |
| ポイント名 | 暮らスマイル |
| 締め日・支払日 | 翌月27日 |
| 申し込み条件 | ①個人事業主②法人代表者 |
注目ポイント
- 年間利用額に応じてポイント加算率アップ！
- 追加カードは3枚まで年会費無料
- 海外（2,000万円）国内（1,000万円）の旅行保険付帯
- ETCカードが無料で発行可能
ライフカードビジネスライトプラス
年会費無料で利用できる、コスパの高い法人カードです。
年会費無料ながらもクラウド会計ソフトとの連携が可能。
さらに、会計ソフトの利用料金から2,000円が引かれるクーポンも付いています。
空港ラウンジの無料利用やポイントサービス、旅行傷害保険などは一切付帯していませんが、500万円の最高限度額や無料で発行できるETCカードなど、個人事業主をサポートする機能は充実しています。
入会審査では事業実績を問わないので、本人確認資料以外の申し込み書類は不要です。
一括払いのほかに、分割払いやリボ払いにも対応しているので、個人用のクレジットカードと同じ感覚で事業に役立てることもできます。
| 年会費 | 初年度：無料 2年目以降：無料 |
|---|---|
| ポイント還元率 | 0.5% |
| 国際ブランド | |
| 電子マネー | |
| 発行スピード | 最短3営業日 |
| 追加カード | ETCカード |
| ETCカード発行手数料 | 無料 |
| ETCカード年会費 | 無料 |
| ETCカード発行期間 | お申し込み後最短6営業日 |
| 締め日・支払日 | 締め日：毎月5日・支払日：当月26日～29日または翌月3日 |
| 申し込み条件 | 法人代表者または個人事業主 |
| 必要書類 | 本人確認書類 |
注目ポイント
- 申込はWEB完結！
- 最短3営業日発行が可能！
- 決済書不要で本人確認資料のみで申込可能
- 会社設立・企業すぐでも申込OK
- 副業やフリーランスの方におすすめのカード
まとめ
今回の記事では、領収書の書き方や保管、整理方法などについて詳しく紹介しました。
また、個人事業主の経費についても解説しました。
改めて内容をまとめてみましょう。
- 事業に関わる出費はすべて経費になる
- 領収書に記載する内容は決まっている
- 領収書やレシートがなくても経費計上はできる
- 法人カードがあると経理作業がラクになる
今回の記事を読んで、個人事業主の経費や領収書に関わる知識を覚えたら、次は、法人カードを使った事務作業の簡略化を実現しましょう。
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