【個人事業主必見】領収書まわりの不安解消策を一挙大公開

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2022-08-05

領収書の記載や保管、整理の方法は、個人事業主として最低限知っておきたいところです。

しかし、経費として認められる出費や、正しい領収書の保管方法がよく分からないという事業主の方も多いと思います。

そこで今回は、主に下記の内容についてご紹介します。

なお、この記事では、領収書の効率的な管理に役立つおすすめの法人カードもご紹介します。

法人カードがあれば、正確で簡単な事務作業が可能です。

領収書に関する正しい知識と法人カードを活用して、合理的な経費の管理を実現しましょう。

目次

個人事業主の経費

この章では、個人事業主の出費で経費として認められるものと、そうでないものを詳しく解説していきます。

経費の正しい意味や経費として認められる出費を理解していないと、追徴課税などのペナルティを受ける可能性もあるので注意が必要です。

経費になるもの

基本的に、事業関連の出費はすべて経費として認められます
とくに下記のようなものは経費に計上しても全く問題ありません

  • 事務所の家賃
  • 事務用品代
  • 備品代
  • パソコンの購入費用
  • インターネットの通信費
  • 業務に使用するパソコンソフトの代金

自宅とは別にオフィスを借りた場合は、家賃と光熱費の100%が経費になります。
ただし、自宅が事務所を兼ねているケースでは、事業に利用している部分だけが経費として認められます。

「事業に利用している部分」については、下記を目安にするといいでしょう。

家賃仕事で使用する床面積の割合
電気代使用時間かコンセント数
インターネット通信費使用時間
車の減価償却費やガソリン代走行距離か仕事に使用した日数

また、下記の税金は経費として認められます。

  • 事業税
  • 「税込」で経費処理をしている消費税
  • 印紙税
  • 事業用車に関する自動車税
  • 事業用の土地、家屋に関する固定資産税

なお、所得税と住民税は個人事業主の経費にはなりません。

経費にならないもの

業務に関連しない出費は、経費として認められません。

たとえば、自動車を必要としない事業では車の費用を経費にできません。

また、事務所に家族の持家を利用している場合、その地代家賃は経費になりません。

次の章では、個人事業主の領収書の書き方を解説します。

個人事業主の領収書の書き方

この章では、領収書の書き方を解説します。

領収書の発行は代金を受け取る側の義務なので、書き方をしっかり覚えておきましょう。

領収書の記載項目

領収書に記載する項目は、消費税法で下記の6項目と定められています。

  1. 書類名

    「領収書」や「受領書」と明記します。

  2. 宛名

    上様や(株)などではなく、正式名称で書きましょう。

  3. 金額

    金額の改ざんを防ぐため、消費税法の記載要件に従って記入します。

  4. 但し書き

    「お品代」などではなく、具体的な商品やサービス名を書くようにしましょう。

  5. 発行日

    実際に金銭を受領した年月日を記入します。

  6. 受領人

    屋号、または、個人名と住所、連絡先を記入します。

    領収書印

    基本的には、個人で使っている印鑑で問題ありません。屋号がある場合は、屋号の角印を使うといいでしょう。

    収入印紙を貼ったときは、印紙にも押印します。いずれもシャチハタの使用は避けてください。

    屋号住所、代表者名のゴム印があれば、領収書だけではなく契約書納品書などにも活用できるので便利です。

    次の章では、領収書のもらい方について解説します。

    個人事業主の領収書のもらい方 

    個人事業主の出費を経費として認めてもらうためには、領収書を正しく作成してもらう必要があります。

    それぞれの記載内容をチェックしていきましょう。

    要チェック!

    • 宛名

      屋号がない場合は事業主の名前で問題ありませんが、屋号がある場合には、きちんと屋号を記載してもらいましょう。「上様」や宛名なしの領収書は避けた方が無難です。

    • 金額

      商品の購入代金を記載してもらいます。金額は税込みで問題ありません。

    • 日付

      発行年月日を記載してもらいます。

    • 概要

      書籍代や飲食代など、具体的な用途を記載してもらいます。「お品代」のような場合には、領収書の裏に用途を書いておきましょう。

    • 領収書の発行元

      領収書を発行した店舗や会社の名前を記載してもらいます。

    • 収入印紙

      5万円以上(税込)の領収書には、収入印紙の貼付と押印をもらいます。

    領収書を受け取ったら、上記が記載されているかどうかを必ずチェックしてください。

    レシートでも問題ない

    領収書ではなくレシートでも問題はありません。
    ただし、レシートを見ただけで何を購入したのかがわからない場合は、レシートの裏面に用途を記載してください。

    業務に関わる出費と個人的な出費がひとつのレシートに記載されているときは、経費だけをマーカーでチェックするなどして、すぐにわかるような工夫をしておきましょう。

    領収書やレシートが出ない場合

    領収書やレシートが出なくても、経費への計上は可能です。
    ただし、その場合には、領収書などがもらえなかった正当な理由が必要になります。

    たとえば、少額の交通費や香典などは領収書が出ないので「正当な理由」として認められます。

    しかし、常識的に考えてレシートが出るような店舗での利用では、領収書やレシートがないと経費として認められません。

    なお、領収書やレシートが出ない正当な理由があっても、「経費として使用した証拠」は残してください。

    少額の交通費なら、利用区間や利用日時、利用目的などを記載した出金伝票を作成するといいでしょう。

    香典やお祝いは、出金伝票への記載や案内状を保管するなどの対策が必要です。

    次の章では、もらった領収書の整理や保管方法について解説します。

    領収書の整理と保管方法

    この章では、領収書の効率的な整理の仕方と保管方法を紹介します。

    領収書やレシートは確定申告後7年間白色申告では5年間の保管が法律で義務付けられています。

    この期間中は、税務調査で提出を求められる可能性があるので紛失しないようにしましょう。

    税務署からの要請以外で領収書類を利用する機会はないので、整理や保管は手間をかけずに行うことが重要です。

    効率的な領収書の管理方法

    領収書やレシートは、月ごとにまとめるのがもっとも効率的です。

    まとめ方はどのような方法でも構いませんが、下記のような方法だと、よりわかりやすいでしょう。

    • 月ごとに封筒にまとめる
    • 月ごとに紙に貼り付ける
    • 月ごとにクリアファイルに収納する

    同一日の領収書枚数が多い場合は、日ごとに束ねておきましょう。

    なお、レシートには感熱紙が使われていることが多いので、長い期間日光にあたると印字が消えてしまいます。

    レシート類は、できるだけ日光があたらない場所に保管してください。

    法人カードがあると便利

    法人カードがあれば、より効率的な経費の管理が実現します。

    事業に関わるすべての出費を法人カードで決済すれば、領収書の代わりに利用明細を提出するだけで済むのです。

    法人カードの利用明細はWEB上で簡単にチェックできますし、提出時も印刷をするだけで作業が完了します。

    なお、法人カードのなかには、クラウド会計ソフトと連動させて合理的な会計処理ができるタイプもあります。

    領収書の整理や会計の手間を少しでも省きたい方は、法人カードと会計ソフトの連携も検討してみてください。

    次の章では、領収書の管理に役立つおすすめの法人カードを4枚紹介します。

    個人事業主の領収書管理に役立つおすすめ法人カード5選

    この章では、個人事業主の領収書管理に役立つおすすめの法人カードを紹介します。

    手軽に経費管理ができる法人カードを厳選しましたので、各カードのスペックを比較しながら、自分に適した1枚を見つけてくださいね。 

    1. 三井住友カード ビジネスオーナーズ
    2. NTTファイナンス Bizカード
    3. アメリカン・エキスプレス・ビジネス・ゴールド・カード
    4. オリコ EX Gold for Biz
    5. ライフカード「ビジネスライト」

    三井住友カード ビジネスオーナーズ

    決算書や登記簿謄本を用意しなくても申し込める法人カードです。

    券面がナンバーレス仕様でカード情報は専用アプリで確認でき、利用明細もアプリ内でカードごとに管理できるため、経費処理の軽減にもつながります。

    法人カードは一括払いが基本ですが、このカードは、2回払い、リボ払い、分割払い、ボーナス一括払いも選択できるので便利です。

    さらに、キャッシング機能も付帯(※)しているので、ちょっとした資金繰りにも活用できるでしょう。
    ※利用枠や手数料等は三井住友カード公式サイトにてご確認ください。

    iDやPiTaPa、Apple Payなどの電子マネーにも対応しており、スムーズな少額決済から効率的な経費管理まで、多方面から個人事業主をサポートしてくれる1枚です。

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    三井住友カード ビジネスオーナーズ
    年会費初年度:永年無料
    2年目以降:永年無料
    ポイント還元率0.5%~1.5%
    国際ブランド
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    電子マネー
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    発行スピード最短3営業日
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    三井住友カード ビジネスオーナーズ ゴールド

    三井住友カード ビジネスオーナーズ ゴールドは、上記カードのゴールドランクになります。

    年会費は5,500円(税込)かかりますが、年間100万円以上のカード利用により翌年以降の年会費が永年無料になります。

    ゴールドカードにふさわしく、出張時に便利な国内空港ラウンジの利用や海外・国内の旅行傷害保険の付帯(※)、さらに全国200以上の高級レストランで使える「ダイニングby招待日和」(MasterCardのみ)など、ハイスペックなサービスを付帯しています。
    ※2022年4月14日より開始された「選べる無料保険」により、「旅行安心プラン(海外旅行傷害保険)」を選択された場合に限ります。

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    三井住友カード ビジネスオーナーズ ゴールド
    年会費初年度:5,500円(税込)
    2年目以降:5,500円(税込) ※1条件達成で無料
    ポイント還元率0.5%~1.5%
    国際ブランド
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    電子マネー
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    発行スピード最短3営業日
    限度額500万円※2
    ETC年会費550円(税込)
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    ETCカード

    マイレージ還元率(最大)0.5%
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    ※1 年間100万円以上ご利用で、次年度以降無料

    ※2 所定の審査があります

    NTTファイナンス Bizカード

    年会費が永年無料ポイント還元率が基本1.0%という、かなりお得な法人カードです。

    複雑な経費管理に便利な、Web明細編集サービス機能が付いています。
    この機能を利用することで、1つのWeb明細署を利用者や項目など経理処理単位に最大10分割することができ、そのWeb明細はPDFやCSVで保存・出力することが可能です。

    さらにメモ機能を活用すれば、先々で自分が分かりやすいようにコメントを残しておくこともできます。

    支払い方法も、1回払い・2回払い・分割払い(3回以上)・リボ払い・ボーナス一括払いと多彩ですので、資金繰りにあわせて調整することもでき便利です。

    付帯サービスも充実しており、最高2,000万円の海外・国内旅行傷害保険や年間補償限度額100万円のショッピング保険、さらに、海外キャッシング機能や出光キャッシュバックシステムなど、様々なビジネスサポートを受けることができます。

    NTTファイナンス Bizカード
    年会費初年度:無料
    2年目以降:無料
    ポイント還元率1.0%
    国際ブランド
      visa
    電子マネー
    -
    発行スピード約2~3週間
    限度額個別設定
    ETC年会費550円(税込)
    追加カード

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    マイレージ還元率(最大)
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    • 年会費無料でポイント還元率1%!
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    アメリカン・エキスプレス・ビジネス・ゴールド・カード

    ステータスの高さで知られる法人カードです。審査では個人の信用が重視されるため、実績がない個人事業主でもカードを作成できます。

    利用情報はクラウド会計ソフトへ自動的に取り込めるので、経理の合理化を目指している個人事業主の強い味方になるでしょう。

    なお、カードの利用状況はWEB上だけではなく、スマートフォンのアプリからでも確認できます
    利用明細はCSVやExcelファイル形式でのダウンロードが可能です。

    空港ラウンジの無料利用や、空港から自宅までの手荷物無料宅配サービスなど、国内外のビジネスをサポートする特典も充実。
    最高1億円の海外旅行傷害保険や航空機遅延時の補償も付帯しています。

    アメリカン・エキスプレス・ビジネス・ゴールド・カード お得なキャンペーン実施中!

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    アメリカン・エキスプレス・ビジネス・ゴールド・カード
    年会費初年度:36,300円(税込)
    2年目以降:36,300円(税込)
    ポイント還元率0.3~1.0%
    国際ブランド
      american_express
    電子マネー
      quicpay
    発行スピード2~3週間程度
    限度額審査基準による
    ETC年会費550円(税込)
    追加カード

    ETCカード

    家族カード

    マイレージ還元率(最大)0.5%
    旅行保険国内旅行保険・海外旅行保険
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    • 法人格のある法人代表者向けゴールドカード
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    オリコ EX Gold for Biz 

    年会費は2,200円(税込)と格安ながら、充実した付帯サービスが特徴の法人カードです。

    クラウド会計ソフトと連携できるので、手軽に会計帳簿を作成できます。
    会計ソフトの有料プランを2か月分お得に使える特典も嬉しいところです。

    国際ブランドはVISAかMastercardの選択が可能。
    どちらを選んでも、かざすだけのタッチレス決済機能が搭載されているので、スピーディーな支払いが実現します。

    利用代金の支払い方法は分割払いやリボ払いにも対応。
    また、個人事業主の助けになるキャッシングは最高100万円まで利用できます。

    通常のポイント還元率は0.6%ですが、年間決済額に応じて最大1.1%までアップするのも魅力です。
    貯めたポイントは、他社ポイントやギフト券などに交換できます。

    オリコ EX Gold for Biz
    年会費初年度:無料
    2年目以降:2,200円(税込)
    ポイント還元率0.6%~1.2%
    国際ブランド
      visamaster_card
    電子マネー
    -
    発行スピード公式サイト参照
    限度額10万円~300万円
    ETC年会費無料
    追加カード

    ETCカード

    家族カード

    マイレージ還元率(最大)
    旅行保険国内旅行保険・海外旅行保険
    ポイント名暮らスマイル

    注目ポイント

    • 年間利用額に応じてポイント加算率アップ!
    • 追加カードは3枚まで年会費無料
    • 海外(2,000万円)国内(1,000万円)の旅行保険付帯
    • ETCカードが無料で発行可能

    ライフカード「ビジネスライト」

    年会費無料で利用できる、コスパの高い法人カードです。

    年会費無料ながらもクラウド会計ソフトとの連携が可能
    さらに、会計ソフトの利用料金から2,000円が引かれるクーポンも付いています。

    空港ラウンジの無料利用やポイントサービス、旅行傷害保険などは一切付帯していませんが、200万円の最高限度額や無料で発行できるETCカードなど、個人事業主をサポートする機能は充実しています。

    入会審査では事業実績を問わないので、本人確認資料以外の申し込み書類は不要です。

    一括払いのほかに、分割払いやリボ払いにも対応しているので、個人用のクレジットカードと同じ感覚で事業に役立てることもできます。

    ライフカード「ビジネスライト」
    年会費初年度:無料
    2年目以降:無料
    ポイント還元率
    国際ブランド
      visamaster_cardjcb
    電子マネー
    -
    発行スピード最短4営業日
    限度額10~200万円
    ETC年会費無料
    追加カード

    ETCカード

    マイレージ還元率(最大)
    旅行保険
    ポイント名

    注目ポイント

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    まとめ

    今回の記事では、領収書の書き方や保管、整理方法などについて詳しく紹介しました。

    また、個人事業主の経費についても解説しました。
    改めて内容をまとめてみましょう。

    • 事業に関わる出費は全て経費になる
    • 領収書に記載する内容は決まっている
    • 領収書やレシートがなくても経費計上はできる
    • 法人カードがあると経理作業がラクになる


    今回の記事を読んで、個人事業主の経費や領収書に関わる知識を覚えたら、次は、法人カードを使った事務作業の簡略化を実現しましょう。

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